11 Giu Assemblea di condominio: come svolgerla per renderla al 100% efficace

L’assemblea di condominio, nell’immaginario collettivo, è da sempre sinonimo di liti e seccature. Tra inquilini che litigano e amministratori di condominio che non riescono a garantire il dialogo, l’incubo della prossima riunione perseguita ogni inquilino dalla notte dei tempi. Eppure l’assemblea non dovrebbe essere vista come un onere, ma come un’opportunità, non tanto per risolvere i problemi, quanto per prevenirli. Vediamo insieme alcuni passaggi imprescindibili che ogni condòmino dovrebbe conoscere. La legge italiana ha già previsto le regole per il suo svolgimento all’interno degli articoli del Codice Civile n° 1135, n° 1136 e l’articolo 66 delle disposizioni attuative dello stesso codice, ma vediamo anche qualche nostro suggerimento per contribuire a rendere l’assemblea di condominio un momento proficuo e pacifico.

Chi prende le decisioni all’interno del condominio?

Prima di tutto è bene tenere sempre a mente che l’assemblea di condominio è sovrana e solo questo organo collegiale può prendere le decisioni. L’amministratore, infatti, è solo un tramite e un consulente che opera nell’interesse dei condòmini. Questa figura è incaricata di tenere tutto sotto controllo nel rispetto delle norme e delle leggi in vigore, ma non può prendere autonomamente le decisioni (salvo in caso di comprovata urgenza).

Quante riunioni di condominio sono previste durante l’anno?

Come già saprete, l’assemblea di condominio può essere ordinaria o straordinaria. Quella ordinaria deve essere convocata almeno una volta l’anno per tutto ciò che riguarda le questioni ordinarie, come appunto l’approvazione del bilancio oppure l’esposizione del preventivo delle spese annuali. L’assemblea straordinaria, invece, è una riunione speciale che viene convocata ogni qual volta ci sia la necessità di discutere di un’urgenza, come dei provvedimenti in merito a qualcosa di improvviso o per affrontare un fatto accaduto che ha bisogno di essere discusso tempestivamente in una sede “ufficiale”.

Chi può convocare l’assemblea?

Tra gli obblighi dell’amministratore c’è anche, e soprattutto, quello di convocare l’assemblea ordinaria annuale e, di conseguenza, anche le altre riunioni, sia ordinarie che straordinarie. Nel caso in cui l’amministratore durante l’anno non convochi nemmeno un’assemblea, ogni condòmino ha il diritto di convocarla. Inoltre due o più inquilini hanno anche la facoltà di convocare le assemblee straordinarie purché rappresentino almeno un sesto del valore millesimale del condominio.

La presenza dell’amministratore è necessaria durante la riunione?

Non esiste una norma di legge che imponga la presenza dell’amministratore di condominio durante la riunione. Tuttavia, anche se la sua presenza non è obbligatoria, è fondamentale. L’amministratore, infatti, essendo in possesso delle ricevute delle convocazioni può garantire la regolarità della costituzione del collegio. Inoltre questa figura tiene il registro dei verbali dell’assemblea dove viene trascritto il resoconto della riunione, senza menzionare il fatto che è la figura che conosce le informazioni importanti, come i millesimi di proprietà di ogni condòmino. Oltre agli aspetti tecnici, l’amministratore dovrebbe essere in grado di mediare sia prima che durante la riunione per permettere agli inquilini di esprimere i propri pareri e le proprie perplessità in un clima di positività e ascolto attivo. Sebbene non sia sancito per legge, l’assenza del proprio amministratore di condominio durante l’assemblea (salvo rari ed eccezionali casi) dovrebbe essere un segnale d’allarme negativo.

L’iter burocratico legale per indire un’assemblea di condominio prevede che:

• L’amministratore (o nei casi che abbiamo visto uno o più inquilini) deve inviare una PEC o una tradizionale posta raccomandata a tutti i condomini almeno 5 giorni prima della data stabilita per la riunione.
• La comunicazione deve contenere l’indicazione precisa del giorno e dell’ora della convocazione.
• Il condòmino non è obbligato né a rispondere né a partecipare all’assemblea, ma anche in questo caso, la sua presenza è fondamentale per assicurare che tutto venga svolto con regolarità. Per ogni tipo di maggioranza necessaria per la deliberazione delle opere, l’assemblea deve avere validità di 1/3 dei condomini (in seconda convocazione).

Ordine del Giorno: varie ed eventuali

Durante l’assemblea di condominio chiunque può esporre un argomento, anche se non è stato inserito nell’Ordine del Giorno, basterà prevederlo nel momento dedicato alle “varie ed eventuali” presente in ogni OdG. È bene sapere che l’argomento potrà essere affrontato, ma per procedere al voto in merito a quanto discusso bisognerà aspettare l’assemblea successiva e, in caso di votazione, dovrà essere presente nel nuovo Ordine del Giorno.

Cosa rende efficace un’assemblea di condominio?

Come abbiamo visto, la legge sancisce già l’iter da seguire. Tuttavia questo non è sempre sufficiente a garantire che l’assemblea venga svolta e vissuta come un momento proficuo. È l’amministratore di condominio, con le sue competenze e con il suo lavoro, che s’impegna a creare un clima armonioso dove la comunicazione è fluida e propositiva.

Vediamo come:
• Almeno 60 giorni prima dell’eventuale assemblea, l’amministratore dovrebbe proporre la data offrendo, possibilmente, tre opzioni a scelta dei condòmini. Una volta confermata la data (magari tramite votazione in bacheca virtuale sul sito web condominiale), l’amministratore procederà a inviare la comunicazione ufficiale via Pec o via raccomandata.
• La richiesta dei punti da inserire nell’Ordine del Giorno deve essere costruita dall’amministratore sulla base delle proposte dei condòmini e dell’amministratore stesso secondo il principio di discussione attiva. L’amministratore può organizzare dei sondaggi utilizzando uno strumento come la bacheca online oppure tramite e-mail per intercettare le necessità degli inquilini da affrontare in sede assembleare.

A chi spetta l’incarico di mantenere l’ordine e l’armonia durante l’assemblea?

Anche se non è previsto per legge, il compito primario dell’amministratore di condominio dovrebbe essere quello di creare e mantenere un clima di armonia e dialogo all’interno del condominio. Sarebbe un sogno, ma è impensabile pensare che i condòmini riescano ad autogestirsi pacificamente. Noi di Condominio No Stress crediamo che sia l’amministratore a doverlo fare e tra i suoi doveri dovrebbero esserci:

• Lavorare affinché all’assemblea partecipino volontariamente e in modo attivo tutti i condòmini.
• Progettare insieme ai condomini un orizzonte condiviso e partecipativo in cui l’assemblea non è solo una riunione doverosa che va fatta obbligatoriamente, ma è il culmine di un percorso fatto insieme.
• Lavorare per anticipare i bisogni dei condòmini e prevenire gli imprevisti evitando perdite di tempo con riunioni straordinarie inutili e inconcludenti.
• Predisporre un Ordine del Giorno chiaro, esaustivo, completo plasmato sulle reali esigenze dei condòmini, i quali vengono ascoltati dall’amministratore con regolarità.
• Avvalersi dei mezzi digitali, come le bacheche online, per comunicare in tempo reale con tutti i condòmini in modo tale che l’assemblea si svolga nel modo più efficace possibile poiché tutti gli inquilini sono a conoscenza del quadro complessivo del condominio.
• In merito all’assemblea di condominio, l’amministratore non deve limitarsi solo a convocarla e a presenziarla, ma sarebbe buona norma anche preoccuparsi delle comunicazioni pre, durante e post assemblea.
• L’amministratore deve anche valutare il luogo e le modalità migliori per svolgere l’assemblea. Adesso che è possibile, può anche vagliare l’ipotesi di convocarla online (leggi qui per le assemblee online).
• L’amministratore deve predisporre anche le modalità migliori di svolgimento dell’assemblea, magari avvalendosi di un proiettore e materiale di cancelleria.
• La bacheca di condominio online: un luogo virtuale dove trasmettere non solo le comunicazioni ufficiali, ma anche gli articoli di approfondimento; dove creare sondaggi, proporre le date delle prossime assemblee e porre quesiti.
• Durante l’assemblea, l’amministratore deve gestire il flusso degli interventi garantendo una distribuzione equa e il giusto ritmo domanda-risposta. Deve cercare di evitare i fuori tema ed evitare di raccogliere sterili provocazioni che porterebbero solo a liti e a contenziosi spiacevoli.

L’importanza dei feedback

In qualunque modo vengano raccolti, uno degli strumenti più efficaci sono i feedback degli inquilini. L’amministratore dovrebbe sempre raccogliere le impressioni, i pareri e i punti di vista dei condòmini dopo ogni assemblea per capire le criticità e quindi cosa migliorare in futuro per rendere le prossime riunioni sempre più efficienti.

Suggeriamo di evitare di creare dei gruppi WhatsApp caotici dove le comunicazioni si accavallano e contribuiscono a creare un clima di tensione. Meglio utilizzare uno strumento chiaro e intuitivo come il sito web condominiale, dotato di una bacheca virtuale, che l’inquilino può utilizzare sia passivamente che attivamente.

Ad ogni modo, il compito più importante dell’amministratore è quello rendere ogni singolo inquilino sempre parte attiva della vita condominiale e non solo durante l’assemblea. Lo scopo primario dell’amministratore dovrebbe essere quello di evitare il più possibile di sprecare il tempo e le risorse dei propri condòmini lavorando per prevenire più che per risolvere le problematiche.

FORSE TI INTERESSA ANCHE: Amministratore di condominio: mansioni ordinarie, doveri, responsabilità e compenso